Akten-Tab
Hier sehen Sie alle Ihre Vorgänge auf einen Blick und legen neue Akten an.
Digitale Ablage
Ordnerstruktur, Tipps und Antworten zur digitalen Ablage
Werden Ihre Unterlagen wieder zu viel? Hier erfahren Sie, wie Sie mit einer klaren Ordnerstruktur Dokumente, Dateien, Briefe und Termine zu jeder Akte ordnen – und wie Meine digitale Akte Ihnen dabei hilft.
So funktioniert die digitale Ablage
Statt Dokumente nach Typ zu sortieren, ordnen Sie sie nach Vorgang. Jede Akte wird zum digitalen Ordner für ein Thema – mit allen Dateien, Notizen, Kontakten und Terminen an einem Ort.
- Akte anlegen: Vorgang benennen und beschreiben
- Dateien hochladen oder scannen: alles landet im Dateien-Tab
- Kontakte & Termine verknüpfen: Beteiligte und Fristen im Blick
- KI-Auswertung starten: Zusammenfassungen und Entwürfe generieren
Dateien-Tab
In jeder Akte finden Sie alle hochgeladenen und gescannten Dokumente sortiert.
Briefe & Notizen
Schreiben, Gesprächsnotizen und E-Mails werden chronologisch zur Akte gespeichert.
Termine & Fristen
Setzen Sie Erinnerungen für Abnahmen, Garantieenden oder Kündigungsfristen.
Ordner-Tipps für eine saubere digitale Ablage
Diese Tipps helfen Ihnen, Ordnung zu halten – egal ob Sie privat, als Selbstständiger oder im Verein Dokumente verwalten.
Eine Akte pro Vorgang
Legen Sie für jedes laufende Thema eine eigene Akte an – nicht für jedes Dokument einen Ordner. Beispiele: „Hausbau Musterstraße“, „Autokauf 2026“, „Geschäftsreise Q3“.
Datum im Fokus
Speichern Sie Dokumente und Notizen chronologisch ab. So entsteht automatisch eine Laufzeit, die Fristen, Garantien und Verhandlungen nachvollziehbar macht.
Kontakte direkt verknüpfen
Erfassen Sie Beteiligte als Kontakte in der Akte: Handwerker, Behörden, Verkäufer, Makler. So stehen Telefonnummern, Aktenzeichen und E-Mail-Adressen immer parat.
Briefe als PDF ablegen
Eingangspost und E-Mails speichern Sie als PDF in der Akte. Versandte Schreiben werden automatisch protokolliert – Sie behalten Eingang und Ausgang im Blick.
Volltextsuche nutzen
Suchen Sie nach Aktenzeichen, Rechnungsnummern, Namen oder Begriffen. Die Suche verbindet Dokumente, Notizen, Briefe und Kontakte miteinander.
Regelmäßig sichern
Laden Sie wichtige Unterlagen zeitnah hoch und nutzen Sie optional Ihren eigenen Cloud-Speicher. So haben Sie stets ein Backup außerhalb des Briefkastens.
Häufige Fragen zur digitalen Ablage
Antworten zu Ordnerstruktur, Dateiablage, Sicherheit und Teilen von Akten.